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Les entreprises de 50 salariés et plus doivent depuis quelques années se conformer à une obligation : celle de tenir au sein de leur structure une BDES (Base de données économiques et sociales). Il s’agit d’une nécessité légale depuis 2014 pour les sociétés de plus de 300 salariés, et depuis 2015, celle-ci concerne également les structures plus modestes, de 50 employés et plus.
Néanmoins, il s’agit d’une base de données qui contient de nombreuses informations, et celles-ci doivent être exploitables. Il est important de se mettre en conformité avec ce document, et cela n’est pas chose aisée, de par la quantité importante d’informations qui doivent y figurer et leur nature. Il existe en revanche des solutions performantes pour parvenir à constituer une BDES qui soit à la fois conforme et bien organisée.
Des informations de diverses natures à faire figurer dans la BDES
Les informations figurant au sein de la BDES devront être consultables par le CE (comité d’entreprise), ainsi que d’autres acteurs comme les délégués du personnel, ou les délégués syndicaux par exemple.
Il s’agit de données de nature économique et sociale, et celles-ci sont définies selon la nature de l’entreprise généralement. Ainsi, chaque structure disposera de sa propre BDES, qui ne sera pas forcément similaire à celle d’une autre société.
Effectifs, salaires, investissements financiers, partenaires et bien d’autres, sont des éléments que l’on retrouvera au sein de la BDES. Ces renseignements sont relativement sensibles, et ils devront être accessibles uniquement par le personnel habilité. La mise en place du RGPD a également contraint les entreprises à faire preuve d’un peu plus de rigueur encore concernant la protection de la BDES, qui contiendra bien souvent des données personnelles, en rapport avec le personnel.
Il s’agit d’une raison supplémentaire pour pousser les chefs d’entreprise à opter pour une solution fiable dans la constitution de leur BDES, notamment en choisissant un outil spécialisé et numérique, un logiciel leur permettant de gérer cette obligation dans de bonnes conditions.
Des logiciels dédiés à la BDES
La plupart des entreprises optent pour des solutions logicielles afin de constituer leur Base de données économiques et sociales. En effet, cela facilite d’un côté le recueil des données, mais aussi la clarté de la présentation de celle-ci. Par le biais des logiciels, on a également l’opportunité de chiffrer les données, ou de mettre en place des codes accès visant à sécuriser les informations le plus possible. Rappelons que ces renseignements sont confidentiels et qu’il est désormais obsolète de tenir ce type de registre via des documents papiers, qui seront beaucoup plus difficiles à sécuriser, notamment en termes de restriction d’accès.
Qui plus est, les logiciels et autres solutions numériques facilitent également la mise à jour fréquente de la BDES, qui doit être effectuée le plus régulièrement possible par l’employeur.
